Zgłaszanie nadużyć
POLITYKA PRZECIWDZIAŁANIA NADUŻYCIOM W WOJEWÓDZKIM FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W OPOLU
1. DEFINICJE I TERMINOLOGIA
Beneficjent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej, będąca lub mogąca być stroną umowy z Funduszem, a także współpracująca lub mogąca współpracować z Funduszem.
Fundusz – Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu.
Koordynator- osoba kierująca pracą podporządkowanej komórki organizacyjnej, sprawująca nadzór nad realizacją powierzonych tej komórce zadań oraz odpowiedzialna wobec pracodawcy za ich prawidłową realizację.
Konflikt interesów – relacja mogąca budzić wątpliwości, co do bezstronności w odniesieniu do decyzji i działań wykonywanych w Funduszu. Do Konfliktu interesów mogą prowadzić w szczególności sytuacje pozostawania w relacji pokrewieństwa, powinowactwa, bliskich relacjach osobistych, bliskich relacjach zawodowych, członkostwo w organizacjach społecznych, udział w spółkach prawa handlowego, wspólne zasiadanie w organach osób prawnych, wspólne posiadanie rzeczy ruchomych i nieruchomości, bliskie relacje sąsiedzkie.
Nadużycie – działanie lub zaniechanie, stanowiące złamanie przepisów prawa, wewnętrznych regulacji lub zasad obowiązujących w Funduszu, w wyniku którego dopuszczająca się go osoba lub inne powiązane z nią osoby lub podmioty, odnoszą nieuprawnione korzyści lub którego rezultatem są nieuzasadnione straty ponoszone przez Fundusz. Korzyści oraz straty mogą mieć charakter finansowy, materialny lub niematerialny – co obejmuje także korzyści osobiste i straty wizerunkowe.
Podejrzenie konfliktu – sytuacja/okoliczności wskazujące na możliwość występowania Konfliktu interesów.
Postępowanie wyjaśniające – czynności prowadzące do ustalenia wystąpienia Nadużycia, Konfliktu interesów lub ich braku.
Prowadzący postępowanie – Audytor Wewnętrzny działający w ramach wykonywania zadań prewencyjnych.
Pracownik – osoba wykonująca pracę na rzecz Funduszu w oparciu o jakąkolwiek podstawę prawną, w tym w szczególności na podstawie stosunku pracy, powołania, w ramach umowy cywilnoprawnej, także w ramach odbywania stażu.
Raport końcowy – sprawozdanie zawierające opis stanu faktycznego ujawnionego w toku postępowania oraz jego analizę i wnioski. Zabezpieczenie toku procedowania Wszelkie działania mające na celu zapewnienie prawidłowości przebiegu procesu dotyczącego wyjaśniania zdarzenia dotyczącego Nadużycia lub faktu istnienia Konfliktu interesów, w tym w szczególności w toku Postępowania wyjaśniającego i zapobieżenia ewentualnym szkodom i nieprawidłowościom związanym z podejrzeniem nieprawidłowości.
2. ZGŁASZANIE I WYJAŚNIANIE NADUŻYĆ
2.1. Zgłaszanie Nadużyć
2.1.1. W Funduszu funkcjonuje jednolity sposób zgłaszania Nadużyć, gwarantujący Pracownikom anonimowość (Zgodny z zasadami ochrony sygnalistów). Pracownik, który powziął informację o Nadużyciu powinien zgłosić tę informację do Audytora Wewnętrznego na wskazane adresy: email: zgloszenia@wfosigw.opole.pl lub Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu, Audytor Wewnętrzny 45-018 Opole, ul. Krakowska 53 (z dopiskiem: „Zgłoszenie”)
Zgłoszenia Nadużyć na wyżej wymienione adresy mogą również dokonywać podmioty zewnętrzne. Zgłoszenie może być anonimowe.
2.1.2 Osobom dokonującym zgłoszenia oraz osobom objętym zgłoszeniem Audytor Wewnętrzny zapewnia ochronę tożsamości i dyskrecję w procesie wyjaśniania zgłoszenia. 2.1.3. Osoby dokonujące zgłoszenia nie mogą być poddawane represjom, dyskryminacji i innym niesprawiedliwym działaniom, a sprawcy działań odwetowych podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej.
2.2. Przyjęcie zgłoszenia
2.2.1. Audytor Wewnętrzny po otrzymaniu zgłoszenia dokonuje jego rejestracji.
2.2.2. Audytor Wewnętrzny podejmuje decyzje dotyczące dalszych działań związanych z otrzymanym zgłoszeniem, w szczególności o przyjętej procedurze postępowania i wyjaśnienia (w tym także co do ewentualnego zawiadomienia o sprawie organów ścigania we współpracy z Zarządem Funduszu).
2.3. Prowadzenie postępowania
2.3.1. Postępowanie jest prowadzone przez Audytora Wewnętrznego, pod nadzorem Zarządu. 2.3.2. Postępowanie w sprawie członków Zarządu prowadzi Audytor Wewnętrzny samodzielnie informując o jego wyniku Przewodniczącego Rady Nadzorczej Funduszu.
2.4. Przebieg Postępowania wyjaśniającego
2.4.1. Celem Postępowania wyjaśniającego jest m.in.:
2.4.1.1 weryfikacja wiarygodności zgłoszenia dotyczącego Nadużycia,
2.4.1.2 zabezpieczenie materiałów dowodowych dotyczących Nadużycia,
2.4.1.3 ujawnienie mechanizmu Nadużycia oraz sprawców,
2.4.1.4 oszacowanie skutków Nadużycia,
2.4.1.5 przedstawienie rekomendacji w zakresie działań naprawczych i prewencyjnych.
2.4.2. Postępowanie wyjaśniające obejmuje wszelkie działania, zgodne z przepisami prawa oraz zasadami i wewnętrznymi regulacjami, zmierzające do wyjaśnienia Nadużycia, w tym działania zmierzające do identyfikacji sprawcy Nadużycia oraz zabezpieczenia dowodów.
2.4.3. W toku Postępowania wyjaśniającego, Prowadzący postępowanie ma w szczególności prawo do:
2.4.3.1. wglądu do akt personalnych, systemów IT oraz innych źródeł w zależności od występujących potrzeb,
2.4.3.2. uzyskiwania od Pracowników wszelkich informacji mogących przyczynić się do wyjaśnienia Nadużycia.
2.4.4. W toku Postępowania wyjaśniającego, każdy Pracownik zobowiązany do współpracy z Prowadzącym postępowanie oraz do udostępniania w tym zakresie wszelkich dokumentów i informacji, niezbędnych do wyjaśnienia Nadużycia.
2.4.5. Wszystkie czynności podejmowane w ramach prowadzonego Postępowania wyjaśniającego muszą być udokumentowane.
2.5. Dokumentowanie czynności w ramach Postępowania wyjaśniającego
2.5.1. Podstawową formą dokumentowania czynności w ramach Postępowania wyjaśniającego jest utrwalanie ich w notatce służbowej.
2.5.2. Notatki służbowe spisuje się z każdej istotnej czynności podejmowanej w ramach Postępowania wyjaśniającego.
2.5.3. Notatka służbowa powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
a) wskazanie rodzaju podjętych czynności,
b) czas i miejsce oraz osoby uczestniczące w przeprowadzonych czynnościach wyjaśniających, c) opis przebiegu czynności,
d) datę i podpis osoby, która sporządziła notatkę.
2.5.4 Po przeprowadzeniu Postępowania wyjaśniającego, Prowadzący postępowanie sporządza Raport końcowy, który zawiera opis i ocenę stanu faktycznego ustalonego w toku Postępowania wyjaśniającego.
2.5.5. Raport końcowy przekazywany jest Zarządowi Funduszu.
2.5.6. Zarząd, któremu został przedłożony Raport końcowy podejmuje decyzję w przedmiocie jego przyjęcia i w przypadku uznania za konieczne, po przeprowadzonych analizach prawnych podejmuje dalsze działania. W szczególności w przypadku, gdy z Raportu końcowego wynika, że istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, Zarząd może podjąć decyzję o sporządzeniu zawiadomienia do odpowiednich organów ścigania.
2.5.7. Raport końcowy z Postępowania wyjaśniającego wraz z materiałami towarzyszącymi archiwizowany jest przez Audytora Wewnętrznego przez okres co najmniej 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został sporządzony), a w wypadku gdy jest to uzasadnione rozmiarem nieprawidłowości i wysokością ewentualnej szkody – przez okres co najmniej 15 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został sporządzony).
2.5.8. Raport końcowy z Postępowania wyjaśniającego wraz z materiałami towarzyszącymi przechowywany jest w sposób uniemożliwiający osobom trzecim zapoznanie się z całością ww. dokumentacji.
2.5.9. Audytor Wewnętrzny prowadzi rejestr prowadzonych postępowań i ich wyników.
3. PRZECIWDZIAŁANIE WYSTĘPOWANIU KONFLIKTOWI INTERESÓW
3.1. Proces rekrutacji
3.1.1. Za przeciwdziałanie występowaniu konfliktu interesów w procesie zatrudniania Koordynatora lub Pracownika odpowiada Koordynator Zespołu Organizacji Biura i Promocji.
3.1.2. Fundusz zwraca szczególną uwagę, aby proces rekrutacji na wszelkie stanowiska, odbywał się z uwzględnieniem konieczności przeciwdziałania Konfliktowi interesów.
3.2. Konflikt interesów w procesie zakupowym i udzielenia dofinansowania na rzecz Beneficjenta
3.2.1. Pracownicy uczestniczący w procesie zakupu towarów i usług lub w procesie udzielania dofinansowań na rzecz Beneficjentów, są zobowiązani do zachowania bezstronności, niezależności, braku Konfliktu interesów oraz zasad uczciwej konkurencji.
3.2.2. Pracownicy składają dodatkowo udokumentowane oświadczenia w powyższym zakresie. Oświadczenia mogą być składane jednorazowo, okresowo lub dla każdej transakcji. 3.2.3. Oświadczenia powinny być składane przez Pracowników zgodnie z aktualnie posiadaną przez nich wiedzą, niemniej, w przypadku późniejszego powzięcia przez Pracownika informacji zmieniających treść oświadczenia – wymagane jest niezwłoczne złożenie oświadczenia uzupełniającego.
4. ZGŁASZANIE I WYJAŚNIANIE KONFLIKTU INTERESÓW LUB PODEJRZENIA KONFLIKTU
4.1. Zgłoszenie Konfliktu interesów lub Podejrzenia konfliktu
4.1.1. Każdy Pracownik, który stwierdzi Konflikt interesów lub Podejrzenie konfliktu, jak również uzyskuje wiedzę o takich okolicznościach tak w stosunku do siebie, jak i w stosunku do innego Pracownika, zobowiązany jest do niezwłocznego ich ujawnienia, jak również do podjęcia działań eliminujących ewentualny Konflikt interesów i jego skutki oraz do działań przeciwdziałających jego wystąpieniu w przyszłości.
4.1.2. Niezwłocznie po uzyskaniu wiedzy o zaistnieniu Konfliktu interesów lub Podejrzeniu konfliktu, Pracownik dokonuje ich zgłoszenia Audytorowi Wewnętrznemu (pisemnie lub na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt 2.1).
4.1.3. Osobom dokonującym zgłoszenia oraz osobom objętych zgłoszeniem Audytor Wewnętrzny zapewnia ochronę tożsamości i dyskrecję w procesie wyjaśniania zgłoszenia (zgodną ze standardami przepisów dotyczących ochrony sygnalistów).
4.1.4. Audytor Wewnętrzny potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia (jeśli nie jest to zgłoszenie anonimowe).
4.2. Wszczęcie i zasady postępowania
4.2.1. Po otrzymaniu zgłoszenia, Audytor Wewnętrzny analizuje informacje wskazane w zgłoszeniu oraz podejmuje decyzje w przedmiocie przyjętej procedury oraz zabezpieczenia toku procedowania, w szczególności:
4.2.1.1 przyjmuje oświadczenie Pracownika o istnieniu Konfliktu interesów i informuje zgłaszającego o braku podstaw do jego stwierdzenia,
4.2.1.2 przyjmuje oświadczenie Pracownika o istnieniu Konfliktu interesów i wydaje zalecenia co do dalszego postępowania adresowane do Zarządu lub Koordynatorów Zespołów do wiadomości Zarządu,
4.2.1.3 przyjmuje informację o podejrzeniu istnienia Konfliktu interesów i wszczyna postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w pkt 4.3 poniżej.
4.2.2. W ramach zabezpieczenia toku procedowania, Audytor Wewnętrzny może zawnioskować do Zarządu w szczególności o wyłączeniu danego Pracownika z aktywności, procesów, postępowań i decyzji, co do których bezstronność i obiektywizm Pracownika mogą być kwestionowane. Treść uzasadnienia podjętej decyzji zostają odnotowane na zgłoszeniu. 4.3. Przebieg Postępowania wyjaśniającego
4.3.1. Audytor Wewnętrzny, po otrzymaniu zgłoszenia, a także z inicjatywy własnej, weryfikuje informacje dotyczące Podejrzenia konfliktu lub Konfliktu interesów zgodnie z zasadami prowadzenia Postępowania wyjaśniającego (odpowiednio jak w przypadku Nadużyć).
4.3.2. W przypadku stwierdzenia Konfliktu interesów Prowadzący postepowanie, informuje o sytuacji Zarząd lub Koordynatora Zespołu Pracownika celem podjęcia stosownych działań. Informacja o wyniku przeprowadzonego Postępowania wyjaśniającego przekazywana jest dodatkowo do Zarządu (w przypadku poinformowania Koordynatora), a gdy dotyczy członków Zarządu, Przewodniczącego Rady Nadzorczej Funduszu.